멤버스

우리는 회의를 해야 한다. 업무상 회의는 필요하며, 효율적인 회의에는 시간과 에너지를 들일 가치가 있다. 회의에서 명확한 업무 수행 계획을 세우고 결정을 내리면 업무 전체가 순조롭게 진행된다. 그러나 우리의 시간, 돈, 자원을 낭비하는 회의는 할 필요가 없다. 우리가 필요로 하는 회의는 바로 25분 회의다. --- p.10

당신이 무슨 생각을 하고 있을지 잘 안다. 25분이라는 시간이 꽤 구체적이라는 생각이 들 것이다. 어째서 40분도, 20분도 아닌 25분 회의가 효과적이라는 걸까? 간단히 말하자면, 25분이라는 시간은 무언가를 활기차게 수행하기에 가장 알맞은 시간이다. --- p.42

1911년, 최초의 경영 컨설턴트 중 한 명으로 널리 알려진 프레더릭 테일러Frederick Taylor가 생산성, 노력, 휴식 간의 연관성을 밝혀냈다. 그는 25분 동안 집중적인 활동을 하고 난 뒤 35분 동안 휴식을 취한 사람들이 생산성을 600%까지 높인 사실을 발견해냈다. (놀라운 일이다!) 회의를 마치고 35분 동안 낮잠을 자라는 이야기가 아니다. 여기서 말하고자 하는 핵심은 25분 동안 집중력을 유지하는 우리의 능력이다. --- p.43

주어진 시간이 25분뿐이라면 업무의 우선순위는 명확해진다. 꼭 완수해야 하는 업무에 집중하게 되는 것이다. 25분이라는 한정된 시간은 우리가 회의 안건의 우선순위를 선정하는 데 큰 도움을 준다. --- p.47

우리는 과도하게 많은 회의에 참석해야 한다는 사실에 불평한다. 사람들로 가득한 회의실에서 왜 내 업무와 직접적인 관련도 없는 지루한 보고서를 수십 건씩 들여다보고 있어야 하는지 그 이유를 알지 못하기 때문이다. 회의에 별 관심이 없을지도 모르는 팀원들을 회의실로 불러낼 게 아니라, 당신에게 필요한 소수의 핵심 인물들을 신중하게 가려낼 수 있어야 한다. --- p.69

구경꾼으로 회의에 참석하는 이들은 없어야 한다. 그저 자리를 지키고 앉아 정보만 전달받는 행동도 적절하지 않다(이 또한 구경꾼이나 다름없다). 그들에게 꼭 정보를 전달해야 한다면, 다른 적절한 소통 방법을 고려해보길 바란다. 당신과 그들의 시간을 축내지 말자! --- p.71

이해관계자 분석표를 활용하면 회의에 누가 참석해야 할지 제대로 파악할 수 있을 것이다. 보통 이해관계자 분석을 실시할 때 프로젝트 담당자는 이해관계자들과 어떤 관계를 맺어야 할지, 그들과 정보를 공유할 것인지, 또 그들이 회의에 참석해야 하는지 등을 관심도와 영향력을 기준으로 살펴보게 된다. --- p.71~72

즉 무언가를 확신하지 못할 때, 우리는 내키지 않는 기분으로 회의실에 들어가게 된다. 심지어는 회의에 참석하며 불쾌한 느낌을 받을지도 모른다. 부정적인 감정 상태로 회의에 참석한다면, 제 역량을 다 발휘하지 못할 게 분명하다. 이처럼 우리는 어떤 사안을 다룰지, 그 의제가 개인의 업무와는 어떤 관련이 있는지를 명확히 인지한 상태로 회의에 참석할 때 더 큰 만족감을 느끼게 된다. 사람들에게 사전에 회의를 준비할 환경과 기회를 제공하면 할수록 토론과 결과물의 질은 더 좋아질 것이다. --- p.96

회의 중에 폐쇄적인 태도로 침묵하는 참석자를 목격한 적이 있는가? 아마 그는 당시에 두려움이나 불편함을 느끼고 있었을 확률이 높다. 25분 회의를 실행하는 경우, 사람들이 편안한 마음으로 곧바로 회의에 참여할 수 있도록 도와야 한다. 빠르게 친밀한 관계를 형성할 수 있어야 한다는 뜻이다. --- p.119

회의는 업무의 질을 높이는 수단이 되어야 한다. 그러나 많은 사람들은 회의가 우리의 ‘실제 업무’를 방해하고 지연시키며 일의 가치를 떨어뜨린다고 느낀다. 그렇기에 25분 회의가 올바른 방향으로 나아가려면 25분 동안 진행될 회의에 세밀하게 정리된 엄격한 체계가 있어야 한다.